各二级学院：

学校校友会第二届会员代表大会定于2026年3月28日召开。为确保大会顺利召开、规范有序完成换届选举，保障会员代表依法行使权利，现就做好本次大会会员代表参会联系有关事项通知如下：

一、工作目标

全面落实会员代表推荐结果，精准完成代表信息核对、参会通知、行程对接与会务保障，确保代表应到尽到、准时参会，保障大会各项议程顺利进行。

二、工作内容

（一）个人信息核对

以各二级学院已推荐确定的会员代表名单为基础，逐人核对姓名、政治面貌、工作单位、职务、联系方式、入学专业班级等信息，确保准确有效；信息有变动的，及时更新完善。

（二）参会通知与确认

及时向本学院全体会员代表正式发送参会邀请函，明确会议时间、地点、议程、报到要求及注意事项，逐一确认参会意向，统计能否按时到会。

（三）理事候选人专项对接

对本学院推荐的理事会理事候选人，做好重点联系与提醒，明确选举流程、参会义务与纪律要求，确保全程参会。

（四）材料收集与报送

按要求整理本学院会员代表参会回执，登记好餐饮住宿统计表、特殊情况说明等材料，按时报送至校友联络服务中心。

（五）会务配合与服务

协助做好代表报到、会场引导、食宿交通对接、意见收集反馈等会务保障工作。

三、工作要求

请各二级学院校友工作联络员负责校友联络与会务对接，明确工作任务与时间节点，确保联系不漏一人、通知不漏一项。务必高度重视，责任到人，精准联络，确保到会。采取电话、微信、邮件等多种方式联系代表，对无法参会的，及时了解原因并报备。

请各二级学院于2026年3月18日前，将《会员代表参会信息确认及餐饮住宿统计表》报送至校友联络服务中心。

严格遵守换届工作纪律，不擅自变更代表名单，不拖延联络工作，确保会议组织严谨规范。

联系人：章磊

附件1：邀请函

附件2：预约入校操作流程

校友联络服务中心

2026年3月5日